1. Marco legal
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), así como de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de vigilancia y control en materia de protección de datos personales en Colombia.
2. Identificación del responsable
BINSTARH SAS, identificada con NIT 901.747.658-0, con domicilio en Carrera 13 No. 146-26, Bogotá, Colombia, correo electrónico info@binstarh.com, es la entidad que actúa como Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el rol que le corresponda de acuerdo con lo descrito en la sección 4 de esta política.
3. Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud (Ley 1581 de 2012, art. 5).
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
4. El doble rol de Billu: Responsable y Encargado
Dada la naturaleza del servicio que presta, Billu actúa frente a los datos personales en dos calidades distintas, que conviene diferenciar con claridad:
4.1. Billu como Responsable del Tratamiento
Billu es Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales de las personas que visitan este sitio web, se contactan por WhatsApp o correo electrónico, o solicitan una demostración del software (nombre, número de contacto, correo electrónico, nombre del negocio). Sobre estos datos, Billu decide las finalidades y medios del tratamiento, y responde directamente por su correcto manejo.
4.2. Billu como Encargado del Tratamiento
Cuando una pyme, IPS, consultorio o clínica contrata y usa el software Billu para operar su negocio, y carga en la plataforma información de sus propios clientes, empleados o pacientes —incluyendo, cuando aplica, diagnósticos y otros datos sensibles de salud asociados a la facturación—, Billu actúa únicamente como Encargado del Tratamiento, procesando esa información por instrucción y en representación del cliente que la ingresó. En ese escenario, el Responsable del Tratamiento es el cliente de Billu (la pyme, IPS, consultorio o clínica), quien es la entidad obligada a contar con la autorización correspondiente de sus propios titulares (pacientes, empleados, clientes) y a responder frente a ellos por las finalidades del tratamiento. Billu, como Encargado, se compromete a tratar esa información únicamente para prestar el servicio contratado, a implementar medidas de seguridad acordes con la sensibilidad de los datos —en particular tratándose de datos de salud— y a no usarla para fines distintos a los autorizados por su cliente.
5. Finalidades del tratamiento
Cuando Billu actúa como Responsable, trata los datos para: responder solicitudes de información o demostraciones, gestionar la relación comercial y contractual, enviar comunicaciones sobre el servicio, y cumplir obligaciones legales y contables propias.
Cuando Billu actúa como Encargado, trata los datos exclusivamente para permitir que su cliente use las funcionalidades del software: generación de facturas electrónicas, contabilidad, nómina, inventario y, cuando aplique, generación de la Factura Electrónica de Venta en salud, RIPS, CUV y CUCON, siempre bajo las instrucciones y para los fines definidos por ese cliente.
6. Datos sensibles y datos de salud
Los datos relacionados con la salud de una persona —incluyendo diagnósticos y servicios de salud prestados— son datos sensibles bajo la Ley 1581 de 2012 y requieren autorización explícita del titular para su tratamiento. Cuando Billu procesa este tipo de datos actuando como Encargado del Tratamiento, es responsabilidad del cliente de Billu (la IPS, consultorio o clínica, como Responsable frente a sus pacientes) obtener y conservar dicha autorización, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a la Ley 1751 de 2015 (Ley Estatutaria de Salud). Billu, por su parte, aplica medidas de seguridad reforzadas para el tratamiento de esta información, acordes con su naturaleza sensible.
7. Derechos del titular
Como titular de datos personales, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente al Responsable del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exima de este requisito.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Si tus datos fueron cargados en Billu por una pyme, IPS, consultorio o clínica de la que eres cliente, paciente o empleado, estos derechos deben ejercerse en primer lugar frente a esa entidad, que actúa como Responsable del Tratamiento de tu información.
8. Procedimiento para ejercer tus derechos
Puedes ejercer tus derechos escribiendo a info@binstarh.com indicando tu solicitud y los datos que permitan identificarte. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción; si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, informando previamente al titular.
9. Área responsable de atención
Las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales serán atendidas por el área de soporte de Billu, a través del correo info@binstarh.com.
10. Medidas de seguridad
Billu implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales bajo su custodia, incluyendo controles de acceso, cifrado de información sensible y acuerdos de confidencialidad con su personal y proveedores, conforme al principio de seguridad establecido en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012.
11. Transferencia y transmisión de datos
Billu podrá apoyarse en proveedores de infraestructura tecnológica (por ejemplo, servicios de nube) para el almacenamiento y procesamiento de datos, quienes actúan como encargados del tratamiento bajo instrucciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Cuando dichos proveedores se encuentren fuera de Colombia, la transmisión de datos se realizará conforme a lo dispuesto en el Capítulo VII de la Ley 1581 de 2012 sobre transferencia internacional de datos.
12. Registro Nacional de Bases de Datos
La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 exigen la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio a toda entidad pública y a las personas jurídicas de naturaleza privada cuyos activos totales superen 100.000 UVT. Esta obligación no aplica de forma automática a toda empresa: depende de dicho umbral patrimonial. Billu evaluará periódicamente si se encuentra sujeta a esta obligación y, de aplicar, procederá a inscribir y mantener actualizadas ante el RNBD las bases de datos correspondientes, dentro de los plazos que fije la SIC.
13. Vigencia
Esta política rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras Billu realice tratamiento de datos personales, sin perjuicio de las actualizaciones que se realicen para reflejar cambios normativos u operativos, las cuales se publicarán en este mismo sitio con su respectiva fecha de actualización.